Загрузка реестров

Данная функциональность предназначена для загрузки большого количества заказов.

Механика загрузки следующая:

1. Загрузка реестра заказов в формате Excel в центральную базу.
2. Заполнение группы настроек - Реквизиты заказа по умолчанию.
3. Заполнение группы настроек - Шаблон загрузки.
4. Проверка и заполнение группы - Строки.
5. Сопоставление столбцов в реестре с реквизитами в документе заказа.

Для открытия обработки Загрузка реестров нужно открыть подсистему Delans - группа «Доставка» - выбираем «Загрузка реестров».

Перейдем непосредственно к работе с обработкой Загрузка реестров.

Загрузка реестра заказов в формате Excel в центральную базу

Для загрузки реестра в центральную базу и его подготовки для работы необходимо выполнить следующее:

1. Нажимаем на кнопку «Excel».
2. Выбираем папку, в которой расположены реестры.
3. Выбираем файл для загрузки.
4. Нажимаем кнопку «Открыть».

Скриншот 1. Загрузка реестра заказов в центральную базу

Наш файл загружен, и мы можем приступить к следующим шагам.

Заполнение группы настроек - Реквизиты заказа по умолчанию

В данной группе достаточно внести всего 3 реквизита:

• Дата документа - дата создания документа доставки, всем заказам будет установлена именно эта дата доставки. По умолчанию она заполняется текущим временем.
• Организация - по умолчанию заполняется организация, установленная у сотрудника изначально, но если есть необходимость, то организацию можно изменить, если ваша компания предоставляет услуги от нескольких организаций.
• Ключ сопоставления - ключ, по которому будет выполняться поиск заказов для проверки на наличие таковых заказов.
  • Номер накладной - система будет искать заказы с номером накладной, как в реестре. В случае если таковых не найдет, то будут созданы новые заказы; если такие накладные существуют, заказы будут откорректированы данными с реестра.
  • Вх. накладная - система будет искать заказы с номером входящей накладной, как в реестре. В случае если таковых не найдет, то будут созданы новые заказы; если такие накладные существуют, заказы будут откорректированы данными с реестра.
  • Пустое значение - система не будет выполнять сопоставление с существующими заказами, а просто создаст новые.

Скриншот 2. Реквизиты заказа по умолчанию

Как правило, сопоставление проводится по входящей накладной, чтобы вести сквозной учет, не нарушая автоматическую нумерацию новых документов и при этом перенося номера накладных клиента в свою систему. Такое решение позволяет быстро и оперативно находить заказы при общении с заказчиком или получателем.

На данном этапе все настройки внесены, перейдем к следующему пункту.

Заполнение группы настроек - Шаблон загрузки

Шаблон загрузки, как правило, может быть двух типов:

• Унифицированный для всех клиентов - когда клиенты формируют реестры в заранее согласованном формате, который удобный для нас.
• Уникальный - когда мы формируем шаблон с определенными данными клиента, чтобы он отправлял нам удобный для него формат, а мы выбирали только нужные для нас поля загрузки.

Все последующие шаги выполняются единожды, корректировки вносятся только в том случае, если изменились договоренности или шаблоны реквизитов у Заказчика.

Рассмотрим настройку уникального вида шаблонов загрузки.

1. В поле «Шаблон» в выпадающем списке нажимаем на кнопку с плюсиком.


Скриншот 3. Создание шаблона загрузки

В открывшемся окне указываем наименование шаблона реестра и вносим услугу доставки, после чего нажимаем на кнопку «Записать и закрыть».



Скриншот 4. Внесение наименования шаблона и услуги доставки

Шаблон создан, перейдем к заполнению следующих реквизитов.

2. Заказчик - выбираем контрагента, который является заказчиком во всех этих заказах на доставку. С данным контрагентом будут вестись все материальные взаиморасчеты.
3. Договор - договор, который заключен с заказчиком.
4. Вид доставки - указываем вид доставки, который зависит от того, где производится забор заказов - с адреса или на терминале, а также куда производить доставку - адрес или выдача на терминале.
5. Срочность - реквизит, который влияет на сроки и стоимость доставки заказов.
6. День доставки - можно указывать из перечисленных дней, либо оставить поле пустым, если такие реквизиты указаны в самом реестре. Оставим поле пустым, так как реестр содержит информацию о дате доставки.
7. Терминал доставки - устанавливаем, когда доставка производится до терминала, и все заказы едут на один и тот же терминал.
8. Услуга доставки - данное поле было заполнено еще при создании шаблона загрузки реестров.
9. Отправитель - если заказчик и отправитель - это одно лицо, то устанавливаем контрагента, как и в поле «Заказчик». Если же отправитель является третьим лицом, то выбираем контрагента из справочника контрагентов. Все взаиморасчеты будут вестись с контрагентом в поле «Заказчик».
10. Город отправитель - город, с которого будет производиться отправка заказов.
11. День сбора - можно указывать из перечисленных дней, либо оставить поле пустым, если такие реквизиты указаны в самом реестре. Оставим поле пустым, так как реестр содержит информацию о дате сбора.
12. Адрес - адрес отправки. Данный адрес заполняется автоматически при выборе отправителя.
13. Забор груза - мы можем установить:
    • Упрощенный - доставка от отправителя к получателю без заезда на склад.
    • Двери-Двери - выполняется сбор заказов с последующим отдельным распределением доставок к получателям со склада.

Для нашего примера установим Упрощенный.

14. Создать сбор (поездка) - создается под каждый документ доставки отдельный документ сбора, который должен быть помещен в план доставки и выполнен курьером.
15. Создать сбор (реестр) - создаются документы сбора под каждый заказ, по которым нет необходимости выполнять поездку, а нужно только выполнить приемку заказов.

Скриншот 5. Заполненный шаблон загрузки

Наш шаблон готов, все данные заполнены, можно переходить к следующему информационному блоку.

Проверка и заполнение группы - Строки

Строки - данный реквизит внесен для того, чтобы контролировать, сколько заказов создавать при автоматической обработке. Если у вас пришло 100 заказов в 1 реестре, а заказчик говорит, что пока готов передать 50, то можно регулировать количество заказов, которое будет создано автоматически при загрузке реестра.

Строки заполняются автоматически по всем заполненным строкам в файле Excel:

• С - с какой строки начать создавать заказы.
• По - по какую строку создавать заказы.

Скриншот 6. Заполнение группы Строки

Шаблон заполнен полностью, осталось дело за малым. Перейдем к следующему блоку загрузки.

Сопоставление столбцов в реестре с реквизитами в документе заказа

В реестре могут быть самые разнообразные данные, которые нам не обязательно вносить в заказ на доставку, ввиду чего необходимо сопоставить каждый столбец с реквизитами в документе доставки.

Чтобы выполнить это, над каждым столбцом находится:

• Реквизит «Не загружать» - отвечает за игнорирование столбца при создании документа Заказ на доставку. Данный реквизит необходим для того, чтобы не перегружать документы лишней информацией.
• «Наименование реквизита» - после сопоставления столбца с реквизитом, последний будет отображаться над столбцом до того момента, пока мы его не изменим в нашем шаблоне, и будет отвечать за установку значения из столбца в документ доставки.

Для сопоставления столбца с реквизитом в заказе нужно дважды кликнуть левой клавишей мыши на ячейку в первой строке, после чего откроется окно с перечнем реквизитов, из которого нужно выбрать тот реквизит, который будет заполняться с выбранного столбца.

Скриншот 7. Выбор реквизита заказа

После сопоставления первая строка должна иметь следующий вид:

Скриншот 8. Вид первой строки после сопоставления

Загрузка реестра

После выполнения всех операций и загрузки реестра, пользователю будут выводиться следующие сообщения:

• Информирование об успешном создании заказов:


Скриншот 9. Информирование об успешном создании Заказа на доставку



Скриншот 10. Информирование об успешном создании Заказа на забор груза

• В случае нехватки информации в реестре или при возникновении сложностей с формированием тарифов, будут выводиться следующие сообщения:


Скриншот 11. Сообщения о нехватке информации в реестре или сложностях с тарифами

В такой ситуации можно исправить ошибки или внести недостающие данные следующими способами:

• Корректируя вручную каждый заказ.
• Обновить данные в самом реестре, и загрузить реестр снова с тем же ключом сопоставления, таким образом, в заказах будет проведено замещение данных на актуальные, указанные в реестре.

Настройки контрагентов

Для контрагентов, с которыми компании взаимодействуют давно и нет необходимости уточнять и/или перепроверять внесенную информацию в реестре, можно установить следующие правила загрузки: установить признак взаимодействия с контрагентом, благодаря которому, при наличии минимально достаточной информации для формирования заказа и расчета стоимости, не будет устанавливаться признак «До уточнения» в заказе.

Для этого необходимо:

1. Зайти в карточку контрагента («CRM» - «CRM» - «Договоры»).
2. Открыть договор с конкретным контрагентом, по которому вы работаете:


Скриншот 12. Открытие договора с конкретным контрагентом

3. Установить галочку в поле «Не уточнять заказы»:

Скриншот 13. Активация функции «Не уточнять заказы»

После этого все заказы, в которых заполнены поля для их проведения (отправитель, получатель, адреса, рассчитан тариф на доставку), будут создаваться без заполненного реквизита «До уточнения», что дает возможность сразу работать с данным заказом от создания до выполнения и формирования закрывающих документов.