Загрузка реестров заказов

Данная функциональность предназначена для загрузки большого количества заказов.

Механика загрузки следующая:
  • 1
    Загрузка реестра заказов в формате Excel в центральную базу.
  • 2
    Заполнение группы настроек - Реквизиты заказа по умолчанию.
  • 3
    Заполнение группы настроек - Шаблон загрузки.
  • 4
    Проверка и заполнение группы - Строки.
  • 5
    Сопоставление столбцов в реестре с реквизитами в документе заказа.
Для открытия обработки Загрузка реестров нужно открыть подсистему Delans - группа «Доставка» - выбираем «Загрузка реестров».

Перейдем непосредственно к работе с обработкой Загрузка реестров.

Загрузка реестра заказов в формате Excel в центральную базу

Для загрузки реестра в центральную базу и его подготовки для работы необходимо выполнить следующее:
  • 1
    Нажимаем на кнопку «Excel».
  • 2
    Выбираем папку, в которой расположены реестры.
  • 3
    Выбираем файл для загрузки.
  • 4
    Нажимаем кнопку «Открыть».
Загрузка реестра заказов в центральную базу
Скриншот 1. Загрузка реестра заказов в центральную базу
Наш файл загружен, и мы можем приступить к следующим шагам.

Заполнение группы настроек - Реквизиты заказа по умолчанию

В данной группе достаточно внести всего 3 реквизита:

  • Дата документа - дата создания документа доставки, всем заказам будет установлена именно эта дата доставки. По умолчанию она заполняется текущим временем.
  • Организация - по умолчанию заполняется организация, установленная у сотрудника изначально, но если есть необходимость, то организацию можно изменить, если ваша компания предоставляет услуги от нескольких организаций.
  • Ключ сопоставления - ключ, по которому будет выполняться поиск заказов для проверки на наличие таковых заказов.
    • Номер накладной - система будет искать заказы с номером накладной, как в реестре. В случае если таковых не найдет, то будут созданы новые заказы; если такие накладные существуют, заказы будут откорректированы данными с реестра.
    • Вх. накладная - система будет искать заказы с номером входящей накладной, как в реестре. В случае если таковых не найдет, то будут созданы новые заказы; если такие накладные существуют, заказы будут откорректированы данными с реестра.
    • Пустое значение - система не будет выполнять сопоставление с существующими заказами, а просто создаст новые.
Реквизиты заказа по умолчанию
Скриншот 2. Реквизиты заказа по умолчанию
Как правило, сопоставление проводится по входящей накладной, чтобы вести сквозной учет, не нарушая автоматическую нумерацию новых документов и при этом перенося номера накладных клиента в свою систему. Такое решение позволяет быстро и оперативно находить заказы при общении с заказчиком или получателем.

На данном этапе все настройки внесены, перейдем к следующему пункту.

Заполнение группы настроек - Шаблон загрузки

Шаблон загрузки, как правило, может быть двух типов:

  • Унифицированный для всех клиентов - когда клиенты формируют реестры в заранее согласованном формате, который удобный для нас

  • Уникальный - когда мы формируем шаблон с определенными данными клиента, чтобы он отправлял нам удобный для него формат, а мы выбирали только нужные для нас поля загрузки.

Все последующие шаги выполняются единожды, корректировки вносятся только в том случае, если изменились договоренности или шаблоны реквизитов у Заказчика.

Рассмотрим настройку уникального вида шаблонов загрузки.
  • 1
    В поле «Шаблон» в выпадающем списке нажимаем на кнопку с плюсиком.
    В открывшемся окне указываем наименование шаблона реестра и вносим услугу доставки, после чего нажимаем на кнопку «Записать и закрыть».
Создание шаблона загрузки
Скриншот 3. Создание шаблона загрузки

В открывшемся окне указываем наименование шаблона реестра и вносим услугу доставки, после чего нажимаем на кнопку «Записать и закрыть».
Внесение наименования шаблона и услуги доставки
Скриншот 4. Внесение наименования шаблона и услуги доставки

Шаблон создан, перейдем к заполнению следующих реквизитов.
2
Заказчик - выбираем контрагента, который является заказчиком во всех этих заказах на доставку. С данным контрагентом будут вестись все материальные взаиморасчеты.
3
Договор - договор, который заключен с заказчиком.
4
Вид доставки - указываем вид доставки, который зависит от того, где производится забор заказов - с адреса или на терминале, а также куда производить доставку - адрес или выдача на терминале.
5
Срочность - реквизит, который влияет на сроки и стоимость доставки заказов.
6
День доставки - можно указывать из перечисленных дней, либо оставить поле пустым, если такие реквизиты указаны в самом реестре. Оставим поле пустым, так как реестр содержит информацию о дате доставки.
7
Терминал доставки - устанавливаем, когда доставка производится до терминала, и все заказы едут на один и тот же терминал.
8
Услуга доставки - данное поле было заполнено еще при создании шаблона загрузки реестров.
9
Отправитель - если заказчик и отправитель - это одно лицо, то устанавливаем контрагента, как и в поле «Заказчик». Если же отправитель является третьим лицом, то выбираем контрагента из справочника контрагентов. Все взаиморасчеты будут вестись с контрагентом в поле «Заказчик».
10
Город отправитель - город, с которого будет производиться отправка заказов.
11
День сбора - можно указывать из перечисленных дней, либо оставить поле пустым, если такие реквизиты указаны в самом реестре. Оставим поле пустым, так как реестр содержит информацию о дате сбора.
12
Адрес - адрес отправки. Данный адрес заполняется автоматически при выборе отправителя.
13
Забор груза - мы можем установить:
  • Упрощенный - доставка от отправителя к получателю без заезда на склад.
  • Двери-Двери - выполняется сбор заказов с последующим отдельным распределением доставок к получателям со склада.
14
Создать сбор (поездка) - создается под каждый документ доставки отдельный документ сбора, который должен быть помещен в план доставки и выполнен курьером.
15
Создать сбор (реестр) - создаются документы сбора под каждый заказ, по которым нет необходимости выполнять поездку, а нужно только выполнить приемку заказов.
Заполненный шаблон загрузки
Скриншот 5. Заполненный шаблон загрузки

Наш шаблон готов, все данные заполнены, можно переходить к следующему информационному блоку.

Проверка и заполнение группы - Строки

Строки - данный реквизит внесен для того, чтобы контролировать, сколько заказов создавать при автоматической обработке. Если у вас пришло 100 заказов в 1 реестре, а заказчик говорит, что пока готов передать 50, то можно регулировать количество заказов, которое будет создано автоматически при загрузке реестра.

Строки заполняются автоматически по всем заполненным строкам в файле Excel:

  • С - с какой строки начать создавать заказы.
  • По - по какую строку создавать заказы.
Заполнение группы Строки
Скриншот 6. Заполнение группы Строки
Шаблон заполнен полностью, осталось дело за малым. Перейдем к следующему блоку загрузки.

Сопоставление столбцов в реестре с реквизитами в документе заказа

В реестре могут быть самые разнообразные данные, которые нам не обязательно вносить в заказ на доставку, ввиду чего необходимо сопоставить каждый столбец с реквизитами в документе доставки.

Чтобы выполнить это, над каждым столбцом находится:

  • Реквизит «Не загружать» - отвечает за игнорирование столбца при создании документа Заказ на доставку. Данный реквизит необходим для того, чтобы не перегружать документы лишней информацией.

  • «Наименование реквизита» - после сопоставления столбца с реквизитом, последний будет отображаться над столбцом до того момента, пока мы его не изменим в нашем шаблоне, и будет отвечать за установку значения из столбца в документ доставки.

Для сопоставления столбца с реквизитом в заказе нужно дважды кликнуть левой клавишей мыши на ячейку в первой строке, после чего откроется окно с перечнем реквизитов, из которого нужно выбрать тот реквизит, который будет заполняться с выбранного столбца.
Выбор реквизита заказа
Скриншот 7. Выбор реквизита заказа
После сопоставления первая строка должна иметь следующий вид:
Вид первой строки после сопоставления
Скриншот 8. Вид первой строки после сопоставления

Загрузка реестра

После выполнения всех операций и загрузки реестра, пользователю будут выводиться следующие сообщения:

  • Информирование об успешном создании заказов:
Информирование об успешном создании Заказа на доставку
Скриншот 9. Информирование об успешном создании Заказа на доставку
Информирование об успешном создании Заказа на забор груза
Скриншот 10. Информирование об успешном создании Заказа на забор груза
  • В случае нехватки информации в реестре или при возникновении сложностей с формированием тарифов, будут выводиться следующие сообщения:
Сообщения о нехватке информации в реестре или сложностях с тарифами
Скриншот 11. Сообщения о нехватке информации в реестре или сложностях с тарифами
В такой ситуации можно исправить ошибки или внести недостающие данные следующими способами:

  • Корректируя вручную каждый заказ.
  • Обновить данные в самом реестре, и загрузить реестр снова с тем же ключом сопоставления, таким образом, в заказах будет проведено замещение данных на актуальные, указанные в реестре.

Настройки контрагентов

Для контрагентов, с которыми компании взаимодействуют давно и нет необходимости уточнять и/или перепроверять внесенную информацию в реестре, можно установить следующие правила загрузки: установить признак взаимодействия с контрагентом, благодаря которому, при наличии минимально достаточной информации для формирования заказа и расчета стоимости, не будет устанавливаться признак «До уточнения» в заказе.

Для этого необходимо:
  • 1
    Зайти в карточку контрагента («CRM» - «CRM» - «Договоры»).
2
Открыть договор с конкретным контрагентом, по которому вы работаете:
Открытие договора с конкретным контрагентом
Скриншот 12. Открытие договора с конкретным контрагентом
3
Установить галочку в поле «Не уточнять заказы»:
Активация функции «Не уточнять заказы»
Скриншот 13. Активация функции «Не уточнять заказы»
После этого все заказы, в которых заполнены поля для их проведения (отправитель, получатель, адреса, рассчитан тариф на доставку), будут создаваться без заполненного реквизита «До уточнения», что дает возможность сразу работать с данным заказом от создания до выполнения и формирования закрывающих документов.
    Написать в службу поддержки
    Не нашли ответ на свой вопрос?
    Комментарии для сайта Cackle