Использование ответственного хранения пользователем сервиса Delans

Ответственное хранение

Ответственное хранение - это функциональная опция в сервисе Delans, которая позволяет принимать товары на Заказчиков на свои склады, хранить их и выполнять доставку получателям без выполнения отдельного забора груза.

В результате такого взаимодействия:

• заказчики экономят на площади хранение собственных грузов;
• экономия на отдельных заборах грузов по каждому заказу;
• снижение сроков доставки - так как на момент создания заказа грузы уже у курьерской службы и готовы к отправке;
• актуальные остатки и резервы по товарам;
• актуальная информация по Заказам на доставку, по которым выполнена доставка грузов и будут формироваться поступления денежных средств за наложенные платежи;
• много других удобств, позволяющие экономить деньги, время и снижать время на коммуникацию и выяснения состояний грузов.

Использование функциональной опции в центральной базе

Включение функциональной опции

Для включения функциональной опции ответственного хранения, ответственному менеджеру необходимо зайти в подсистему «Delans», в группе «Сервис» выбрать пункт «Стартовые настройки». В стартовых настройках установить галочку около опции «Ответственное хранение доставляемых товаров». В результате, ответственное хранение будет доступно для всех пользователей центральной базы.

Настройка карточки контрагента и договора на ответственное хранение

Для настройки необходимо создать или отредактировать существующего контрагента с обязательным указанием следующих параметров:

1. В разделе Детали необходимо установить галку «Покупатель» и это позволит формировать поступление товаров и партийный учет от данного контрагента.

Скриншот 1. Карточка контрагента

2. В договоре редактируем существующий или создаем отдельный договор для предоставления услуг ответственного хранения. В данном документе мы устанавливаем «Вид договора» - «С покупателем».

Скриншот 2. Договор с контрагентом

Формирование поступления товаров

Для внесения информации по товарам на ответственном хранении, заходим в подсистему «Delans», в разделе «Взаиморасчеты» нажимаем на кнопку «Приходные накладные»:

Скриншот 3. Открытие приходных накладных

После чего нам необходимо создать приходную накладную по товарам для хранения от нашего заказчика. В приходной накладной необходимо указать следующие данные:

• Поставщик - в нашем случае это и есть Заказчик.
• Договор с поставщиком - договор на ответственное хранение.
• Склад - склад, на который поступают товары.
• Операция - прием на ответственное хранение.
• Номенклатура - если номенклатуры нет, можно ее создать и внести все необходимые характеристики.
• Партия - создать партию, согласно которой формируется поступление. Партия необходима для учета товарных ценностей, а также для развития функциональности ответственного хранения и тарификации услуг по хранению товаров. В партии также стоит указать Владельца партии - наш Заказчик.

Скриншот 4. Создание поступления товара на ответственное хранение

Проводим приходную накладную, в итоге товары будут числиться на выбранном складе.

Создание заказа с добавлением товара на ответственном хранении

При работе с заказом на доставку в табличной части грузы будут доступны две кнопки:

• Подобрать - подбирает товары на ответственном хранении. При подборе товара на ответственном хранении, будут отображаться те товары, которые поступили от Заказчика, указанного в шапке заказа на доставку.

При открытии формы подбора пользователю будет доступна информация о свободном остатке, а также количестве резервируемого товара:

Скриншот 5. Форма подбора товара

После окончания выбора товара для доставки нажимаем на кнопку «Перенести в документ», в результате чего все номенклатуры будут добавлены в список товаров в табличной части.

Скриншот 6. Заполнение табличной части грузы

• Заполнить строку - при нажатии на данную кнопку будет открыта форма подбора номенклатуры и при переносе в документ доставки номенклатура будет перенесена в ту строку, на которой стоял курсор при нажатии на кнопку «Заполнить строку».

Резервирование и списание товаров с ответственного хранения

При создании Заказа с товарами на ответственном хранении - товары находятся в резерве. В процессе выполнения плана доставки с товарами могут выполняться операции:

• Снятие резерва и возврат на склад - если заказ на доставку получит статус «Частично доставлен», «Отменен» или «Отказ получателя».
• Списаны - если товары доставлены и в заказе установлен статус доставлен.

Для проведения списания товаров с ответственного хранения пользователю необходимо зайти в подсистему «Delans», в группе «Ответственное хранение» выбрать «Списание из ответственного хранения». В результате откроется форма списка документов списания.

При работе с документами списания, пользователь может:

• Создать новый документ списания.
• Отредактировать существующий документ списания.

При формировании документов списания автоматически добавляется Расходная накладная по товарам, которая связана с документом списания:

Скриншот 7. Документ списания с ответственного хранения

Расходная накладная формируется с видом операции «Возврат с ответственного хранения» и перечнем товаров и партий, которые мы списываем:

Скриншот 8. Расходная накладная связанная с документом списания

Процесс списания производится пользователем вручную, согласно потребности бизнеса (раз в день, неделю, месяц).

Отчет по товарам на ответственном хранении

Для удобства работы и быстрого доступа к информации по товарам на ответственном хранении разработан новый отчет, в котором пользователь может видеть следующую информацию и настраивать отчет в зависимости от своей потребности:

• Заказчик.
• Товар.
• Заказ на доставку, который держит товар в резерве или на основании которого проводилось списание товаров.

Для открытия отчета пользователю необходимо зайти в подсистему «Delans», группа «Ответственное хранение» и выбрать «Товары на ответственном хранении». В результате будет открыт отчет:

Скриншот 9. Отчет по товарам на ответственном хранении

Акты о приеме и возврате с хранения

При работе с ответственным хранением одним из важных этапов является документооборот. Как правило, такой документооборот это:

• МХ-1, Акт о приеме передачи запасов на хранение, который пользователь может распечатать на основании приходной накладной.

Скриншот 10. Акт МХ-1

• МХ-3, Акт о возврате запасов сданных на хранение, который пользователь может распечатать на основании расходной накладной, сформированной автоматически после списания товаров.

Скриншот 11. Акт МХ-3