Загрузка реестра заказов в формате Excel в центральную базу

Содержание

Заполнение группы настроек - Реквизиты заказа по умолчанию

Заполнение группы настроек - Шаблон загрузки

Проверка и заполнение группы - Строки

Сопоставление столбцов в реестре с реквизитами в документе заказа

Загрузка реестра

Настройки контрагентов

Создание и обработка заказов

Загрузка реестров заказов

Данная функциональность предназначена для загрузки большого количества заказов.

Механика загрузки следующая:

1

Загрузка реестра заказов в формате Excel в центральную базу.
2

Заполнение группы настроек - Реквизиты заказа по умолчанию.
3

Заполнение группы настроек - Шаблон загрузки.
4

Проверка и заполнение группы - Строки.
5

Сопоставление столбцов в реестре с реквизитами в документе заказа.

Для открытия обработки Загрузка реестров нужно открыть подсистему Delans - группа «Доставка» - выбираем «Загрузка реестров».

Перейдем непосредственно к работе с обработкой Загрузка реестров.

Загрузка реестра заказов в формате Excel в центральную базу

Для загрузки реестра в центральную базу и его подготовки для работы необходимо выполнить следующее:

1

Нажимаем на кнопку «Excel».
2

Выбираем папку, в которой расположены реестры.
3

Выбираем файл для загрузки.
4

Нажимаем кнопку «Открыть».

Скриншот 1. Загрузка реестра заказов в центральную базу

Наш файл загружен, и мы можем приступить к следующим шагам.

Заполнение группы настроек - Реквизиты заказа по умолчанию

В данной группе достаточно внести всего 3 реквизита:

Дата документа - дата создания документа доставки, всем заказам будет установлена именно эта дата доставки. По умолчанию она заполняется текущим временем.
Организация - по умолчанию заполняется организация, установленная у сотрудника изначально, но если есть необходимость, то организацию можно изменить, если ваша компания предоставляет услуги от нескольких организаций.
Ключ сопоставления - ключ, по которому будет выполняться поиск заказов для проверки на наличие таковых заказов.
- Номер накладной - система будет искать заказы с номером накладной, как в реестре. В случае если таковых не найдет, то будут созданы новые заказы; если такие накладные существуют, заказы будут откорректированы данными с реестра.
- Вх. накладная - система будет искать заказы с номером входящей накладной, как в реестре. В случае если таковых не найдет, то будут созданы новые заказы; если такие накладные существуют, заказы будут откорректированы данными с реестра.
- Пустое значение - система не будет выполнять сопоставление с существующими заказами, а просто создаст новые.

Скриншот 2. Реквизиты заказа по умолчанию

Как правило, сопоставление проводится по входящей накладной, чтобы вести сквозной учет, не нарушая автоматическую нумерацию новых документов и при этом перенося номера накладных клиента в свою систему. Такое решение позволяет быстро и оперативно находить заказы при общении с заказчиком или получателем.

На данном этапе все настройки внесены, перейдем к следующему пункту.

Заполнение группы настроек - Шаблон загрузки

Шаблон загрузки, как правило, может быть двух типов:

Унифицированный для всех клиентов - когда клиенты формируют реестры в заранее согласованном формате, который удобный для нас

Уникальный - когда мы формируем шаблон с определенными данными клиента, чтобы он отправлял нам удобный для него формат, а мы выбирали только нужные для нас поля загрузки.

Все последующие шаги выполняются единожды, корректировки вносятся только в том случае, если изменились договоренности или шаблоны реквизитов у Заказчика.

Рассмотрим настройку уникального вида шаблонов загрузки.

1

В поле «Шаблон» в выпадающем списке нажимаем на кнопку с плюсиком.
В открывшемся окне указываем наименование шаблона реестра и вносим услугу доставки, после чего нажимаем на кнопку «Записать и закрыть».

Скриншот 3. Создание шаблона загрузки

В открывшемся окне указываем наименование шаблона реестра и вносим услугу доставки, после чего нажимаем на кнопку «Записать и закрыть».

Скриншот 4. Внесение наименования шаблона и услуги доставки

Шаблон создан, перейдем к заполнению следующих реквизитов.

2

Заказчик - выбираем контрагента, который является заказчиком во всех этих заказах на доставку. С данным контрагентом будут вестись все материальные взаиморасчеты.

3

Договор - договор, который заключен с заказчиком.

4

Вид доставки - указываем вид доставки, который зависит от того, где производится забор заказов - с адреса или на терминале, а также куда производить доставку - адрес или выдача на терминале.

5

Срочность - реквизит, который влияет на сроки и стоимость доставки заказов.

6

День доставки - можно указывать из перечисленных дней, либо оставить поле пустым, если такие реквизиты указаны в самом реестре. Оставим поле пустым, так как реестр содержит информацию о дате доставки.

7

Терминал доставки - устанавливаем, когда доставка производится до терминала, и все заказы едут на один и тот же терминал.

8

Услуга доставки - данное поле было заполнено еще при создании шаблона загрузки реестров.

9

Отправитель - если заказчик и отправитель - это одно лицо, то устанавливаем контрагента, как и в поле «Заказчик». Если же отправитель является третьим лицом, то выбираем контрагента из справочника контрагентов. Все взаиморасчеты будут вестись с контрагентом в поле «Заказчик».

10

Город отправитель - город, с которого будет производиться отправка заказов.

11

День сбора - можно указывать из перечисленных дней, либо оставить поле пустым, если такие реквизиты указаны в самом реестре. Оставим поле пустым, так как реестр содержит информацию о дате сбора.

12

Адрес - адрес отправки. Данный адрес заполняется автоматически при выборе отправителя.

13

Забор груза - мы можем установить:

Упрощенный - доставка от отправителя к получателю без заезда на склад.
Двери-Двери - выполняется сбор заказов с последующим отдельным распределением доставок к получателям со склада.

14

Создать сбор (поездка) - создается под каждый документ доставки отдельный документ сбора, который должен быть помещен в план доставки и выполнен курьером.

15

Создать сбор (реестр) - создаются документы сбора под каждый заказ, по которым нет необходимости выполнять поездку, а нужно только выполнить приемку заказов.

Скриншот 5. Заполненный шаблон загрузки

Наш шаблон готов, все данные заполнены, можно переходить к следующему информационному блоку.

Проверка и заполнение группы - Строки

Строки - данный реквизит внесен для того, чтобы контролировать, сколько заказов создавать при автоматической обработке. Если у вас пришло 100 заказов в 1 реестре, а заказчик говорит, что пока готов передать 50, то можно регулировать количество заказов, которое будет создано автоматически при загрузке реестра.

Строки заполняются автоматически по всем заполненным строкам в файле Excel:

С - с какой строки начать создавать заказы.
По - по какую строку создавать заказы.

Скриншот 6. Заполнение группы Строки

Шаблон заполнен полностью, осталось дело за малым. Перейдем к следующему блоку загрузки.

Сопоставление столбцов в реестре с реквизитами в документе заказа

В реестре могут быть самые разнообразные данные, которые нам не обязательно вносить в заказ на доставку, ввиду чего необходимо сопоставить каждый столбец с реквизитами в документе доставки.

Чтобы выполнить это, над каждым столбцом находится:

Реквизит «Не загружать» - отвечает за игнорирование столбца при создании документа Заказ на доставку. Данный реквизит необходим для того, чтобы не перегружать документы лишней информацией.

«Наименование реквизита» - после сопоставления столбца с реквизитом, последний будет отображаться над столбцом до того момента, пока мы его не изменим в нашем шаблоне, и будет отвечать за установку значения из столбца в документ доставки.

Для сопоставления столбца с реквизитом в заказе нужно дважды кликнуть левой клавишей мыши на ячейку в первой строке, после чего откроется окно с перечнем реквизитов, из которого нужно выбрать тот реквизит, который будет заполняться с выбранного столбца.

Скриншот 7. Выбор реквизита заказа

После сопоставления первая строка должна иметь следующий вид:

Скриншот 8. Вид первой строки после сопоставления

Загрузка реестра

После выполнения всех операций и загрузки реестра, пользователю будут выводиться следующие сообщения:

Информирование об успешном создании заказов:

Скриншот 9. Информирование об успешном создании Заказа на доставку

Скриншот 10. Информирование об успешном создании Заказа на забор груза

В случае нехватки информации в реестре или при возникновении сложностей с формированием тарифов, будут выводиться следующие сообщения:

Скриншот 11. Сообщения о нехватке информации в реестре или сложностях с тарифами

В такой ситуации можно исправить ошибки или внести недостающие данные следующими способами:

Корректируя вручную каждый заказ.

Обновить данные в самом реестре, и загрузить реестр снова с тем же ключом сопоставления, таким образом, в заказах будет проведено замещение данных на актуальные, указанные в реестре.

Настройки контрагентов

Для контрагентов, с которыми компании взаимодействуют давно и нет необходимости уточнять и/или перепроверять внесенную информацию в реестре, можно установить следующие правила загрузки: установить признак взаимодействия с контрагентом, благодаря которому, при наличии минимально достаточной информации для формирования заказа и расчета стоимости, не будет устанавливаться признак «До уточнения» в заказе.

Для этого необходимо:

1

Зайти в карточку контрагента («CRM» - «CRM» - «Договоры»).

2

Открыть договор с конкретным контрагентом, по которому вы работаете:

Скриншот 12. Открытие договора с конкретным контрагентом

3

Установить галочку в поле «Не уточнять заказы»:

Скриншот 13. Активация функции «Не уточнять заказы»

После этого все заказы, в которых заполнены поля для их проведения (отправитель, получатель, адреса, рассчитан тариф на доставку), будут создаваться без заполненного реквизита «До уточнения», что дает возможность сразу работать с данным заказом от создания до выполнения и формирования закрывающих документов.

Написать в службу поддержки

Не нашли ответ на свой вопрос?